viernes 15 de diciembre de 2017
6 errores que no deberías repetir en 2018

Si nos ponemos a pensar cuántas veces en este año presentamos un proyecto que al final no salió como esperábamos, o cuántos proyectos se han quedado en el cajón de tu agencia y no han salido a la luz, o cuántos de estos han sido tuyos... nos preguntamos ¿qué ha pasado? ¿Ha sido cuestión de costes? ¿Falta de tiempo? ¿Mala comunicación con el cliente?

Tranquilo, este mal es recurrente en la industria.

La siguiente es una lista de las causas más comunes por las cuales los proyectos no salen como tenías pensado, para que la tengas presente y no se repitan el año que viene. Ya sabes eso de “año nuevo, vida…”.

1. La santificación del “cuanto antes mejor”

En este escenario sería:

- ¿Cuándo necesitas esto?

– ¡Lo antes posible!»

La falta de planificación es quizás uno de los deberes que deberíamos proponernos para el año que viene. No somos buenos planificando, pero lo suplimos siendo geniales improvisando.

Planificar los recursos necesarios y colocar fechas coherentes garantiza la calidad del trabajo, evita estrés innecesario en el equipo y así se pueden cumplir las expectativas de los clientes.

2. El gusto por el “más o menos”

Todas las disciplinas de diseño gráfico, publicidad, producción, marketing digital, creatividad, eventos, comunicación, comparten varias cosas, entre ellas el gusto por el detalle, vital en nuestro día a día. Entonces, ¿por qué aceptamos ese “más o menos” en depende qué tareas?

Cuando gestionas proyectos, tu labor es la de controlar todos los detalles y supervisar que todo está acorde a la calidad que prometes y presupuestas. Se debe tener una vista panorámica y accionable de todas las partes involucradas, con sus tiempos, necesidades y riesgos. Esto te permitirá delegar con mejor criterio y dejar ese “más o menos” para otras cuestiones más personales.

3. Una comunicación a la antigua

Se deben establecer canales de comunicación actuales y crear procesos para controlarlos eso te hace ganar en transparencia a nivel interno y externo, productividad y calidad en tu trabajo y el de los tuyos.  

Hay que dejar a un lado los canales de comunicación obsoletos con nuestro equipo y nuestros clientes, como decenas de reuniones a la semana, tableros llenos de tablas y borrones, llamadas a destiempo y sin control, a una bandeja de entrada voraz y a esas cosas que hacen que “sentarse a trabajar” sea un logro y no una norma.

4. El expertise en el Excel

Hemos visto a profesionales crear verdaderas infraestructuras en Excel: hojas de tiempo, control y seguimiento de tareas, seguimiento clientes, minutas de reunión, facturas, etc. Y es que Excel es una gran hoja de cálculo, pero es eso: una hoja de cálculo.

Excel no es una herramienta para gestionar, controlar y planificar proyectos. Quizás valga para poner parches de vez en cuando, pero no para sacar un proyecto adelante. Hagamos una cosa, cuando estés a punto de escuchar el discurso del rey recapitulando el año, hazte esta pregunta: «¿Cuántas hojas de Excel ha utilizado mi agencia este año?». Luego, quizás te plantees muchas cosas…

5. El ir a pecho descubierto

Cuántas veces no hemos presupuestado o planteado un proyecto sin tener en cuenta los imprevistos. Los compañeros se van de vacaciones o se resfrían, los proveedores no llegan a tiempo y las respuestas de tus clientes no se hacen esperar. Hay muchos factores que se escapan a tu total control en un proyecto. Así que, ¿por qué no intentar preverlo? Y eso, ¿cómo se hace? Con Excel seguro que no.

6. Olvidar que un NO a tiempo es una victoria

En este año que termina, probablemente hayas trabajado en proyectos totalmente detallados en tiempo, forma, costos y recursos. Una planificación precisa y ajustada que fracase porque tu cliente haya querido modificar “algunos detalles” que han hecho cambiar los tiempos y las formas del proyecto.
 

Parte de nuestro trabajo se basa en saber adaptarnos a las mentes cambiantes de nuestros clientes, debemos intentar negociar y meter ese trabajo extra de alguna forma en nuestros proyectos. Medir los recursos necesarios, mirar rentabilidad del proyecto y la carga de trabajo que necesitan esos cambios. Si todo puede ajustarse a nuestro plan, adelante; si es imposible, mejor pulsar la tecla del “NO”. Porque es verdad que los clientes tienen siempre la razón, pero nuestro trabajo a veces es hacerle cambiar esa razón.

Si has padecido alguno de estos errores y quieres cambiarlo para el año que entra, comienza el 2018 organizándote por dentro para tener éxito por fuera.


Adaptado de: https://graffica.info/6-errores-que-has-cometido-en-2017-y-que-no-deberias-repetir-en-2018


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